Home / Dành cho giáo viên - học sinh / Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) Word

Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) Word

Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

Bước 1: Mở file Word, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

mail merge 1

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.

mail merge 2

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

mail merge 3

Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

mail merge 4

Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.

Ví dụ file excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là file excel minh họa, chưa đầy đủ)

mail merge 5

Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:

mail merge 6

Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.

Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

mail merge 7

Bước 7: Chọn Next: Write your letter.

Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.

mail merge 8

mail merge 9

Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.

mail merge 10

Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.

Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

mail merge 11

Để xem từng hợp đồng nhấn chọn << , >> trong Redpident để xem.

Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.

mail merge 12

Check Also

Active Win 10

3 Cách Active Win 10 Pro vĩnh viễn 100%

Số người xem bài viết 356 Active win 10 pro là phương pháp giúp người …